Чому у фасилітаторів такий щільний графік та треба бронювати заходи за 2 місяця?

Якось, ще до ковіду, коли я в черговий раз щось не встигала по якомусь тренінгу, я узяла годинник і почала записувати кількість годин, що витрачаю на підготовку.

Виявилось, що на підготовку 1 години офлайн тренінгу або фасилітації я витрачаю 2 години. Сюди входить зняття запиту з учасників, мізкування над інструментами, складання програми та підготовка матеріалів під кожний блок. На онлайн заходи підготовки, як виявилось треба ще більше - 4 години підготовки на 1 годину заходу. Бо ж, треба підготувати усі форми та стікери на вірнуальну дошку, онлайн опитування і тд.

Тож, сбробуєм порахувати. Один день тренінгу - 8 годин. Це означає, що нам треба 16 годин підготовки, якщо це офлайн тренінг і 32 години, якщо це онлайн. В тижні 40 робочих годин. Тобто, наприклад, до 2-денного онлайну можна готуватись увесь тиждень full time.

Проте, як правило, у мене одночасно в роботі - 2-3 проєкти онлайн і 2-3 проєкти офлайн. Тому, в день на одне замовлення я, зазвичай, витрачаю не більше 2 годин. Таким чином, до 2-денного офлайн тренінгу я буду готуватись 8 днів (1,5 тижні), а онлайн - 16 днів, тобто 3 тижні.

А ще, раз на кілька місяців я собі влаштовую хоча б кілька днів відпочинку на додачу до звичайних вихідних і вписую посеред тижня візити до лікарів, масаж і тд для того, аби пофіксити нанесену організму шкоду.

От і виходить, що мій графік розписаний на 2 місяці вперед.

Стратегічні сесії, зазвичай, я раджу проводити раз на рік, а коригувальні - раз на 6 місяців. Тобто, якщо ваша команда звикла стратегувати в січні, з урахуванням святкових днів, дати потрібно бронювати вже в жовтні-листопаді. А, щоб встигнути провести тренінг до Різдвяних свят, бажано бронювати дати вже у вересні.

А ще у мене є родина. Тому, зазвичай, я обираю не працювати в неробочий час чи на вихідних. Для того, аби забронювати вихідні, бажано звертатись іще раніше, ніж за 2 місяці.

Звісно, бувають випадки, коли, чисто по збігу обставин, я можу когось узяти раніше. Але, це чисто збіг обставин.

Що робити, якщо ну дуже треба провести захід швидко? Звичайно, Ви можете, мені написати. Скоріше за все варіантів вирішення питання буде 2:

• я є членкинею Міжнародної асоціації фасилітаторів і, за потреби, я зможу порадити вам іншого фасилітатора, який підійде під ваш запит, або закинути ваші контакти в спільноту фасилітаторів. Можливо, у когось із них буде вільне вікно.

• Якщо вам треба принципово я і дуже швидко - завжди можна подвоїти гонорар :), але, якщо чесно, я на таке рідко погоджуюсь, бо здоровʼя дорожче.

Для управління своїм часом я використовую Motion. І, частіше за все, якщо ви спитаєте у мене, коли у мене вільні слоти, я просто скину вам лінк на вільні дні та час в календарі, де ви зможете самі обрати дати, що вам підходять. Знову ж таки - для економії часу.

Щиро бажаю кожній команді продуктивних сесій та ефективного планування із задоволенням.